Rujukanedukasi.com – Dalam memberikan layanan dan kepuasan bagi konsumen, dibutuhkan Customer Service. Customer Service harus mampu mengatasi masalah konsumen dengan baik, ramah dan memuaskan. Customer Service harus kompeten dan mempunyai rasa peduli yang tinggi terhadap keluhan konsumen.
Kemajuan perusahaan dapat ditentukan dari layanan Customer Servicenya. Karena langsung berhubungan dengan para klien dan konsumen yang mempunyai watak berbeda-beda. Untuk lebih memahami pengertian Customer Service dan fungsinya, simak penjelasan berikut ini.
Pengertian Customer Service
Customer Service Adalah layanan untuk memberikan kepuasan bagi klien atau konsumen dalam mengatasi masalah. Customer Service atau yang dikenal dengan CS memberikan pelayanan untuk memberikan solusi terhadap masalah atau keluhan yang dihadapi konsumen. Layanan tersebut bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan serta mengatasi masalah yang dihadapi.
Customer Service harus dapat memberikan layanan dengan cepat dan akurat. Serta yang paling penting adalah memberikan pelayanan yang ramah, baik dan sopan kepada konsumen. Sehingga CS sangat penting dalam membangun hubungan dengan publik atau masyarakat.
Customer Service juga harus mempunyai kemampuan untuk melayani dengan baik. Agar konsumen dapat terus menggunakan produk atau jasa dari perusahaan tersebut. Selain itu, Customer Service harus dapat menarik calon pembeli dengan memberikan penawaran yang menarik untuk bergabung dan menggunakan produk barang atau jasa tersebut.
Fungsi Customer Service
Customer Service harus dapat mencari jalan keluar dari masalah dengan tepat dan cerdas. Karena dapat suatu transaksi pasti tidak lepas dari kendala atau masalah, terutama transaksi online. Sehingga dengan adanya Customer Service dapat menjalankan fungsinya yaitu:
1. Resepsionis atau Penerima Tamu
Customer Service berfungsi untuk melayani para pelanggan atau pihak lain yang mempunyai kepentingan. CS juga harus melayani berbagai pertanyaan yang diberikan oleh tamu tersebut dan memberikan jawaban berupa informasi yang jelas dan lengkap. Dalam melayani tamu tersebut CS harus bersikap sopan, ramah, menyenangkan dan menarik.
Customer Service harus menggunakan bahasa yang sopan. Serta selalu memberikan informasi dengan suara yang jelas dan lembut serta dapat dimengerti oleh tamu. Dalam menerima tamu, seorang CS harus mempunyai daya tarik dari segi penampilan, serta mempunyai badan yang proporsional.
2. Customer Relation Office
Customer Service berfungsi untuk membangun dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan atau klien. Dengan hubungan baik tersebut dapat tercipta kepuasan dan kesenangan dari klien serta meningkatkan kepercayaan dari pelangan. Customer Service juga harus dapat menyediakan informasi berupa brosur dan membantu menjelaskan informasi tersebut dengan jelas, jujur dan bertanggungjawab terhadap apa yang dikatakan.
3. Deskman
CS berfungsi untuk melayani pelanggan atau konsumen dalam mengisi formulir atau permohonan. Customer Service harus membantu melengkapi data yang dibutuhkan dalam pengajuan permohonan tersebut, Agar bisa mendapatkan pelanggan baru yang lebih banyak lagi.
4. Salesman
Customer Service berperan sebagai salesman untuk memberikan informasi dan penjelasan mengenai sesuatu. Baik itu produk barang atau jasa kepada pelanggan agar tertarik untuk membeli produk tersebut. Customer Service harus mempunyai jiwa sosial yang tinggi agar dapat berinteraksi dengan baik.
CS juga harus mempunyai sifat bijaksana dan budi pekerti yang tinggi. Serta yang paling penting mampu bersosialisasi dengan siapa saja dan menjalin kerjasama yang baik. Customer Service harus mempunyai komitmen yang tinggi kepada semua pihak.
5. Komunikator
Customer Service berfungsi untuk menghubungi klien serta memberikan informasi yang jelas dan detail. Cara penyampaian informasi tersebut harus sopan, ramah dan mudah dimengerti oleh klien. CS harus mempunyai sikap energik, selalu ingin maju, serta mampu mengendalikan diri. Seorang Customer Service tidak boleh mempunyai rasa tempramental yang tinggi karena harus menyelesaikan keluhan pelanggan atau klien.
