Rujukanedukasi.com – Dokumentasi sangat diperlukan dalam berbagai bidang, salah satunya adalah bidang bisnis atau perusahaan. Dokumentasi menjadi kegiatan yang penting karena dapat melindungi dan mencatat data-data perusahaan agar mempermudah ketika sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan.
Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi adalah aktivitas yang dilakukan dalam pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan suatu data. Dokumentasi diperlukan sebagai catatan yang memuat keterangan maupun pengetahuan yang kemudian akan disebarkan kepada pengguna dokumen tersebut.
Pengertian lainnya, dokumentasi adalah kegiatan menyediakan data-data akurat berdasarkan bukti yang ada melalui pencatatan dari berbagai sumber informasi.
Dari kedua pengertian ini dapat disimpulkan bahwa kegiatan dokumentasi sangat penting bagi perusahaan maupun organisasi terkait karena memuat informasi-informasi yang bisa diakses oleh pihak tertentu. Oleh karena itu dokumentasi harus dilakukan dengan teliti dan akurat.
Dokumentasi dapat menjadi acuan bagi suatu perusahaan ketika memperkenalkan profil perusahaan kepada karyawan baru. Profil perusahaan umumnya memuat latar belakang, prestasi, pihak-pihak yang bekerjasama hingga alamat dan nomor telepon perusahaan tersebut.
Fungsi Dokumentasi
Dokumentasi memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan. Tapi apakah Anda sudah tahu apa saja fungsi dari dokumentasi tersebut? Simak fungsi-fungsinya dibawah ini:
1. Fungsi Secara Umum
- Menyediakan informasi singkat mengenai isi dokumen
- Menjadi bukti catatan yang akurat perihal keterangan dokumen
- Melindungi dan menyimpan isi dan fisik dokumen agar tidak terjadi kerusakan
- Mempersiapkan dokumen yang berisi data-data tertentu sebagai bahan penelitian
- Memberikan jaminan akurasi dan keutuhan informasi yang terkandung dalam dokumen
2. Fungsi dalam Perusahaan
- Sebagai media penyimpanan memori perusahaan demi menjaga perusahaan
- Sebagai acuan dalam melakukan perencanaan dan pengawasan serta membuat suatu keputusan
- Sebagai media untuk membuktikan berdasarkan isi dokumen yang akurat
- Sebagai rujukan historis
- Sebagai media penyimpanan informasi untuk kepentingan manajemen perusahaan kelak
- Sebagai media perkenalan antara perusahaan dengan karyawan baru
Jenis-jenis Dokumentasi dalam Bisnis
Dalam melakukan sebuah bisnis, terdapat beberapa jenis dokumentasi yang diperlukan, diantaranya adalah:
1. Email dan Memorandum
Saat ini email menjadi media utama dalam berkomunikasi perihal bisnis. Namun sebelum terdapat fasilitas email, karyawan biasanya berinteraksi menggunakan sebuah memorandum atau biasa disebut dengan memo.
Meskipun email menjadi media komunikasi utama saat ini, pada beberapa situasi yang bersifat private bagi perusahaan, media interaksi yang digunakan seringkali masih menggunakan memo. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kebocoran informasi.
2. Business Letter
Business letter merupakan media komunikasi yang digunakan perusahaan untuk menyampaikan pesan atau informasi kepada pihak luar seperti kolega, calon karyawan baru, pemerintah dan lain-lain. Namun dengan hadirnya teknologi email, business letter biasanya disampaikan melalui alamat email perusahaan.
3. Dokumentasi Transaksi
Dokumen transaksi adalah dokumen yang dibuat dan digunakan untuk mempercepat proses transaksi jual beli antara kedua pihak. Contoh dokumen ini adalah surat order, invoice dan lain-lain.
4. Dokumen Finansial
Pencatatan transaksi yang berkaitan dengan finansial sangat penting dalam sebuah perusahaan. Dokumen ini berupa laporan keuangan, laporan payrolls, laporan pajak dan lain-lain yang berkaitan dengan finansial perusahaan.
Dokumen finansial diperlukan sebagai alat untuk melakukan pencatatan terkait kondisi finansial perusahaan tersebut agar dapat menganalisa keuntungan, kerugian dan arus uang maupun barang pada sebuah perusahaan.
5. Dokumen Niaga
Dokumen niaga adalah kumpulan data-data arus penjualan dan pembelian dalam suatu perusahaan yang tercatat dalam sebuah dokumen tertulis. Dokumen niaga atau dokumen perdagangan menjadi sangat penting karena mencatat segala bentuk kegiatan jual beli dalam perusahaan tersebut.
Dokumen ini kemudian menjadi bahan ketika manajemen perusahaan melakukan proses evaluasi terhadap kondisi finansial dan operasional perusahaan. Contoh dari dokumen niaga adalah nota, kuitansi, cek dan lain-lain.
